Nie wieder Verwaltungssalat: Back Technologies von Christian Eggert (rechts) und James Lafa bietet Firmen eine Automationssoftware zur Zusammenführung und Verwaltung von internen Kommunikationskanälen. Das selbstlernende System findet immer mehr Verwendung – insbesondere in Personal- und IT-Abteilungen.

Text: BBE Redaktion, Foto: Back Technologies GmbH

Was für die einen Mitarbeiter ein Segen ist – immer den Kommunikationskanal wählen zu können, der sich gerade am unkompliziertesten bedienen lässt – kann für den Kollegen im Backoffice zum nervigen Zeitfresser werden. Schließlich muss er ständig sämtliche Kanäle checken, will er eine wichtige Anfrage nicht verpassen. Diese oft genug selbst erlebte Situation rief Christian Eggert und James Lafa auf den Plan. Was wäre, dachten sich die beiden Gründer von Back Technologies, wenn man die Kanäle bündelt – ohne dass der Nutzer sein Verhalten ändern muss – und die zusammengeführten Kanäle in einer intuitiven Ansicht darstellt? Gute Idee, dachten sich Eggert und Lafa, die bereits jeder für sich Erfahrungen als Gründer gesammelt hatten, und entwickelten eine Automatisierungssoftware, die genau das kann: Im Mai 2018 gingen sie mit Back an den Start.

Back automatisiert Standardprozesse

Zielgruppe sind Stabsabteilungen in Unternehmen, die ein permanent hohes Frageaufkommen durch die Mitarbeiter haben – z.B. Personal- und IT-Abteilungen. „Wir haben festgestellt, dass sich viele Abläufe und Fragen stets wiederholen“, sagt Christian Eggert, „deshalb haben wir die Software mit einer selbstlernenden Komponente versehen. Das System lernt sofort, ab dem ersten Einsatz.“ Was bedeutet: Eine – im Vorfeld mit dem Kunden abgestimmte – Frage („Wie viele Urlaubstage habe ich noch?“) wird von der KI direkt per E-Mail oder Chatbot beantwortet, ohne dass der angeschriebene Mitarbeiter in der Personalabteilung tätig werden muss. „Mit Back bündeln wir nicht nur die Kommunikationskanäle, wir entlasten auch die Experten von HR, IT und Co. ganz stark, indem wir Standardprozesse automatisieren und manuelle Schritte dadurch eliminieren. Der Experte kann sich also viel stärker auf Inhalte fokussieren.“

Das System funktioniert in beide Richtungen

Natürlich, so Christian Eggert weiter, „kann das System nicht machen, was es will“. Das interne Team könne stets sehen, welche Antwort die KI gibt. Zudem funktioniere der Ablauf in beide Richtungen: „Unser System kann nicht nur lernen, die richtigen Antworten zu geben. Es kann auch lernen, von sich aus zum richtigen Zeitpunkt beispielsweise Informationen zum Thema Bildungsurlaub zu versenden.“ Es sei nicht weniger als eine komplette „Employer Journey“, die Back Technologies leisten könne, sagt Co-Gründer Eggert. „Es ist unser Ziel, alle Berührungspunkte, die Mitarbeiter im Unternehmen haben, neu gestalten und vereinfachen zu können.“ Unternehmen, die Back implementieren, zahlen eine Lizenzgebühr, die sich an der Größe der betreffenden Teams orientiert. Im Gegensatz zu vielen anderen Lösungen sei die Software innerhalb einer Stunde einsatzfähig.

Ziel ist, führender Anbieter weltweit zu werden

Für die Zukunft haben Eggert und Lafa noch viel vor: Bereits heute ist das Unternehmen international aufgestellt, neben Deutschland stehen die Märkte in Skandinavien, Großbritannien und den USA im Fokus. „Wir wollen der führende Anbieter weltweit in diesem Segment werden“, sagt Christian Eggert, „und wir wollen zeigen, dass großartige Software aus Europa kommen kann.“

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