Digitalisierung ist in vielen Unternehmen immer noch mehr Traum als Realität, insbesondere bei alltäglichen Abläufen. Das Berliner Start-up Workist entwickelte einen intelligenten Algorithmus für die Dokumentenverarbeitung.

Text: Redaktion BBE, Foto: HTW Berlin / Alexander Rentsch

Alle reden von Digitalisierung und Disruption, doch die Welt sieht in vielen Unternehmen anscheinend noch ganz anders aus. „Gerade im industriegeprägten Mittelstand erfolgen rund 60 Prozent der Dokumentenverarbeitung – insbesondere die Eingabe und Prüfung von Aufträgen, Rechnungen, Lieferscheinen etc. – nach wie vor von Hand“, sagt Alexander Müller. Das geht gar nicht, dachten er und Tim Wegner – die beiden arbeiteten schon in dem von Wegner gegründeten Unternehmen Minodes zusammen – und brachten gemeinsam mit Dr. Fabian Brosig 2019 Workist an den Start. Die Mission: „Wir möchten, dass Mitarbeiter erfüllende Arbeit leisten, anstatt den ganzen Tag Zahlen einzutippen.“ In der Umsetzung bedeutet das: Ein lernender Algorithmus übernimmt Daten aus Mails, Faxen und PDFs und trägt sie in das unternehmenseigene System ein. Klingt simpel, doch dass sich in kurzer ein erfolgreiches Geschäftsmodell daraus entwicklte, wurde durch die Corona-Pandemie beschleunigt.

Im Fokus von Workist: der eigentümergeführte Mittelstand

„Wir hatten auf einmal Anfragen von Baumarkt-Lieferanten“, sagt Geschäftsführer Müller, „während der ersten Welle haben ja bekanntlich viele Leute ihr Zuhause renoviert. Die Lieferanten hatten Aufträge ohne Ende, kamen aber mit dem Abarbeiten ihrer Orderlisten nicht nach.“ Zu der Zeit, im zweiten Quartal 2020, befand sich Workist noch in der Produktentwicklung und Validierung mit Pilotkunden, „aber seit dem dritten Quartal sind wir ‚am echten Markt’.“ Kleinteilig seien die meisten Vorgänge, sagt Alexander Müller, es gäbe ein „hohes Ordnervolumen“ bei den Kunden. „Wir sprechen vor allem über den eigentümergeführten Mittelstand, bei dem die Auftragserfassung der aufwändigste Punkt im Work Flow ist.“

Gründer waren schon einmal erfolgreich – mit Minodes

Um bei neuen Kunden die Workist-Lösung aufzusetzen, sei ein relativ kurzer Zeitraum von zwei bis drei Tagen erforderlich. „Wir geben dann bis zu 100 Bestellungen ein, um die KI zu trainieren“, sagt Müller, und wenn diese sich einmal nicht sicher sei in ihrer Entscheidung, gäbe es immer noch die Assistenz durch den Sachbearbeiter. Auf Expansionspläne angesprochen, kommt die Antwort prompt: „Wir wollen Workist als Automatisierungsdienstleister für das gesamte Backoffice positionieren, und zwar international.“ Dass Müller, Wegner und Brosig wissen, wie Erfolg geht, haben sie schon einmal unter Beweis gestellt: Minodes wurde 2017 für einen achtstelligen Betrag von der spanischen Telefónica gekauft.

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